Claves de una buena comunicación en el trabajo.

Una buena comunicación es clave para lograr las metas que se marca una empresa, para desarrollar equipos de trabajo y mantener al cliente como centro de las operaciones. Desde la empresa más pequeña a la multinacional, se han de implementar mecanismos que aseguren la transmisión de la información relevante, de los objetivos, proyectos, tareas, etc. Saber filtrar y comunicar se vuelve más importante que el mejor de los planes posibles, porque de nada sirve tener una visión si no sabemos transmitirla o no nos aseguramos de que ha sido bien interpretada.

Algunas claves para una buena comunicación.

1. Tener un plan. Como grupo hay que tener claro a dónde se va, qué se quiere conseguir, cuándo y cómo. El líder debe saber guiar al resto en momentos de incertidumbre tomando el papel de faro que ilumine al resto a dar lo mejor en su trabajo. La comunicación del plan es indispensable para conectar intelectual y emocionalmente a la gente. Este “saber detrás de lo que andamos” hace que se creen sinergias, oportunidades, ideas y  todo el mundo se ponga a pensar en como contribuir al proyecto.

Tener un plan

2. Delimitar y asumir responsabilidades. Cuando todos en el trabajo sabemos qué y cómo debemos hacer nuestras tareas y de qué somos responsables es más fácil que las cosas salgan bien. No hay nada más dañino para una empresa que un empleado le diga a un cliente: “yo no llevo eso”, pero peor aún será: “y no sé quien lo hace”. Una vez claro este punto, cuando hay errores hay que saber entonar el mea culpa y actuar. El manager, jefe, como queramos llamarlo, siempre, es el responsable último de todo lo que hace su equipo. Esto es así incluso cuando ha habido delegación de tareas, nunca se pierde la responsabilidad.

3. Definir métodos y procedimientos para una fluida comunicación. En función del tipo de empresa, grupo de trabajo, actividad, recursos de que dispongamos, etc, definir unos procedimientos de comunicación será imprescindible. ¿Haremos una reunión semanal? ¿Ciertos temas se hablan exclusivamente en meetings individuales? ¿Cómo me aseguro de que todos se han enterado de un cambio importante? El exceso de información es tan dañino como la falta de esta. Con la aparición de nuevas formas de comunicación como What´sApp, el envío indiscriminado de mensajes, muchas veces “paja”, provoca perdida de interés por mantenerse al día de lo que pasa en el grupo de trabajo. Este es un problema que hemos sufrido durante años con los emails.

Procedimientos de trabajo

4. Transparencia para todos. Tengamos una organización plana o jerarquizada, la información relevante, para que cada miembro cumpla con éxito su misión, debe ser revelada. No me refiero a datos sensibles que el equipo directivo tiene derecho a guardarse. Hablo de esa costumbre de algunos jefes de hablar más con unos que con otros y de algunos empleados de guardarse la información para soltarla delante del jefe en el café y ser mejor vistos. Lo que concierne a todos debe comunicarse del mismo modo y al mismo tiempo para que sea útil. Utilizar herramientas CRM es clave para crear valor en el futuro y ganar la confianza de nuestros clientes.

5. Ser ejemplo. Siguiendo con esta idea, una comunicación no formal que repercute en el resultado del grupo es la imagen que da el líder. Si como jefe no presto atención al detalle, no puedo exigir que otros lo tengan presente. Si no escucho o me comunico a voces, provocaré que mis subordinados hablen conmigo lo indispensable. Empatizar, escuchar, no interrumpir, no matar la proactividad, tener la actitud de aprender de otros, demostrar buena educación incluso en momentos de tensión…, sentido común. El jefe debe esforzarse en mejorar sus competencias en comunicación y las de su gente.

7. Diferenciar entre lo importante, lo urgente y lo que no lo es. La mala comunicación impide una adecuada gestión del tiempo y al revés. Las prisas, el no saber atender lo urgente e importante en primer lugar, es un modo de trabajar que produce estrés en el equipo que lo interpreta como falta de previsión y organización.

8. Tienes dudas, pregunta. Tienes tareas, informa y retroalimenta a tu equipo. Los últimos responsables del clima laboral son y serán los jefes pues definen quien integra la organización y cómo se interactúa dentro de ella. Creando un clima adecuado que no penalice el error estaremos ayudando a la gente a no tener miedo a tomar decisiones y plantear mejoras. Debemos recordar que quien está más cerca del cliente muchas veces tiene información relevante que puede ayudar a mejorar procedimientos. Además, del gestor debe fluir feedback y formación constante, todas las tareas son susceptibles de mejora. A la gente le gusta saber cómo está haciendo las cosas, necesita que su jefe le ayude a llegar más lejos.

colleagues arguing

9. No exigir aquello para lo que no has entrenado al equipo. Una de las cosas más importantes que aprendí como manager fue que no podía culpar a nadie de no hacer algo para lo que no le había formado o me había asegurado previamente de que lo dominaba. Esto se consigue conociendo a tu gente como la palma de tu mano y para eso hay que hablar, hay que remangarse a su lado y dejarle claro lo que esperas de él, como quieres que se hagan las cosas. No se puede esperar a que el vaso se desborde para verter reproches en ambas direcciones.

10. La honestidad. Me he sentido bien trabajando con gente valiosa por sus conocimientos y experiencia, pero sobre todo por ser buena gente. Cuando he reclutado he buscado lo mismo, personas de mirada limpia con independencia de sus metas, estilo, carácter e incluso competencias. Al que más colaborase y más útil me fuese no lo querría a mi lado si detectase que no es leal, que habla mal de la empresa con los clientes, que malmete con los compañeros, que se enreda en cotilleos que desvían la atención de lo realmente importante. Una correcta comunicación en el trabajo no supone decir a todo que si en una reunión, ni como jefe ni como subordinado. Disentir y tener la valentía de decirlo es un claro acto de asertividad que debe ser valorado positivamente por un superior. La sinceridad, el actuar con justicia, con una correspondencia entre lo que se piensa, se hace y se dice, condiciona el estilo de comunicación de una organización.

Honestidad

Para terminar diré que sólo las personas inteligentes invierten tiempo en este aspecto crucial para el desarrollo de un proyecto, dándole el valor que realmente tiene. Pero es una opinión personal, como todo lo anterior.

Anuncios